Elektronischer Rechnungsaustausch mit eInvoicing von ASTERION

eInvoicing mit ASTERION

Suchen Sie nach Alternativen, Ihre Kreditoren- und Debitorenprozesse zu optimieren?

Dann sind Sie bei uns genau richtig! Mit ASTERION profitieren Sie von einem schnelleren Rechnungsprozess und sparen auch noch Geld! Die elektronische Rechnung kann Ihnen bis zu 70% direkte Kosteneinsparungen erbringen, ohne Investition in Hard- und Software.

Schnell und sicher zur eRechnung

ASTERION sorgt dafür, dass alle Rechnungen über diverse Zustellkanäle Ihr Ziel schnell und sicher erreichen. Ganz egal welche Dokumenten und Datenformate der Empfänger bevorzugt. Und das ist nicht alles: Sie senden und empfangen nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokumente sowie Daten in der gewünschten Form und Zustellart.

Elektronische Rechnungen mit ASTERION: Einfacher geht’s nicht!

Unterschiedliche Organisationsformen, Prozessabläufe und Software-Systeme bestimmen die Prozesse im Rechnungsmanagement und benötigen für jeden Dokumententyp andere Formate und Zustellarten. Als digitale Alternative für das schnelle, einfache und sichere Ausstellen und Zusenden von Rechnungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten setzt die eRechnungs-Lösung von ASTERION genau hier an.

eInvoicing mit ASTERION erhöht die Transparenz, beschleunigt die Zahlungszyklen und verhindert häufige papierbasierte Fehler. Unternehmen können wertvolle Zeit und Geld sparen, indem sie ineffiziente manuelle Prozesse ersetzenohne dass Papierrechnungen notwendig sind. Die elektronische Rechnung dient als rechtsgültiges Dokument im Sinne der Mehrwertsteuer und der Buchführung sowie als Zahlungsaufforderung.

Elektronischer Rechnungsaustausch im Detail

Mit unserer Lösung zum elektronischen Rechnungsaustausch (eInvoicing) können Sie sogar ein digital unterzeichnetes Dokument erstellen und die betreffenden Informationen automatisch an Ihre Kunden oder Lieferanten über unser Serviceportal übertragen. Dieses elektronische Dokument dient als steuerkonforme Rechnung.

Weiterer Vorteil: Sobald die elektronische Rechnung an den Empfänger gesandt wurde, kann sie lokal gespeichert werden und steht für die weiteren Abläufe zur Verfügung. Wenn Sie eRechnungen in Ihrer Kreditorenbuchhaltung einführen, kann auf alle archivierten Rechnungen elektronisch zugegriffen werden. Das Risiko einer falschen Zuordnung von Rechnungen wird dadurch reduziert.

Vorteile für Einkäufer beim eInvoicing

  • Reduzierte Kosten
  • Erhöhte Genauigkeit
  • Weniger Betrug, Mahnkosten & Verzugszinsen
  • Schnellere Bearbeitungs- und Zahlungszyklen

Vorteile für Lieferanten beim eInvoicing

  • Schnellere Zahlungen
  • Reduzierte Kosten
  • Erhöhte Produktivität
  • Verbesserte Kontenabstimmung

Vorteile für Manager beim eInvoicing

  • Verbesserte Transparenz
  • Verbesserte Einhaltung von Verträgen
  • Bessere Lieferanten-/Kundenbeziehungen
  • Einhaltung „grüner“ Initiativen

Sie haben Fragen?

Gerne stehen wir Ihnen für weiterführende Informationen und ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Schreiben Sie uns!

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Häufige Fragen zur elektronischen Rechnung

Sie wollen noch mehr erfahren, haben eine spezielle Detailfrage zum elektronischen Rechnungsaustausch oder einfach noch etwas Lust, weiter zu stöbern? Dann werfen Sie doch einen Blick in unsere Fragen- und Antwortsammlung zum e-Invoicing. Sollten Sie auch hier nicht fündig werden oder eine gezielte Einzelfallberatung wünschen, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit unter  +49 (0)6204 96 86 860 oder schreiben Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular!
E-Invoicing (kurz für Electronical Invoicing) ist die elektronische Rechnungsübermittlung bzw. der elektronische Rechnungsaustausch. Eine elektronische Rechnung ist eine auf digitalem Weg übermittelte Rechnung. Es handelt sich dabei um ein Dokument, das alle Anforderungen einer herkömmlichen, physischen Rechnung erfüllt (beispielsweise Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Höhe des Entgelts, der jeweilige Umsatzsteuerbetrag oder die Steuernummer) und mit welchem Leistungen oder Waren abgerechnet werden. Die Übermittlung kann unter anderem per E-Mail (SMTP), Dateisystem (FTP), EDI (Electronic Data Interchange) oder SOA-Web-Service erfolgen. Für elektronische Rechnungen bestehen zudem zusätzliche gesetzliche Vorgaben, die zwingend einzuhalten sind.
Für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Elektronische Rechnungen dürfen ausgedruckt und abgelegt werden. Allerdings genügt es nicht, Ausdrucke elektronisch übermittelter Rechnungen alleine zur Ablage zu verwenden. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie auf Wunsch des Prüfers auch die elektronische Version der Rechnung vorzeigen können. Das bedeutet, wenn Sie elektronische Rechnungen akzeptieren, sind Sie automatisch verpflichtet, diese auch elektronisch zu archivieren.
Papierbasierte Rechnungen können (unter bestimmten Voraussetzungen) eingescannt und aufbewahrt werden. Entspricht das Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), so treten die digitalisierten Rechnungen an die Stelle des ursprünglichen Originaldokuments. Nach dem Einscannen können diese vernichtet werden. Achtung: Das gilt nur, wenn sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Fragen Sie am besten zunächst Ihren Steuerberater/Buchhalter, was zu tun ist!
Der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt freiwillig. Dem Rechnungsversand in elektronischem Format muss grundsätzlich vom Empfänger zugestimmt werden. Allerdings kann diese Zustimmung auch stillschweigend erfolgen, etwa dann, wenn die eingehenden Rechnungen ohnehin bereits elektronisch empfangen und weiterverarbeitet werden.
In der Regel sind die Preise von Lösungen zum eInvoicing projektabhängig. Es gibt jedoch einige Orientierungspunkte, die man beachten kann. So kann man i.d.R. davon ausgehen, dass die Erzeugung einer elektronischen Rechnung bei Kleinstmengen auf lediglich ca. 50 bis 60 Prozent der Kosten des Briefportos kommt. Dazu kommen noch Einsparungen bei Papier, Druckertinte/-toner und Briefumschlag. Ein Einsparpotenzial von bis zu 70 Prozent ist je nach Umfang der Prozessoptimierung durchaus möglich.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist eine nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Um die Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten zu ermöglichen, kreierte das Forum ein übergreifendes Format, das den elektronischen Rechnungsaustausch vereinheitlicht: Das sogenannte ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Das ZUGFeRD kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dies ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Daten. Das ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann deshalb in den grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Es ermöglicht den Rechnungsaustausch zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern und kann für den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger genutzt werden.
Beim elektronischen Rechnungsversand spielt der e-Invoicing Provider eine wichtige Rolle. Der einfache Grund: Selbst mit einem standardisierten Format wie ZUGFeRD können unterschiedliche Unternehmen jeweils andere Anforderungen an Formate und Zustellkanäle haben. ZUGFeRD ist nicht verbindlich und (bisher) ein rein deutsches Format. Der e-Invoicing Provider sorgt stattdessen dafür, dass alle Rechnungen unabhängig von Format und Zustellarten den Empfänger erreichen, und zwar schnell und rechtssicher.
Es gibt unzählige Methoden, wie man Rechnungsausgangsprozesse auf E-Invoicing umstellen kann. Mit dem virtuellen Druckertreiber und Webportal von ASTERION können Sie den elektronischen Rechnungsversand ohne Investitionen in Hard- und Software nutzen. Der virtuelle Drucker wird wie jeder andere Druckertreiber installiert und benutzt. Anstatt zu drucken überträgt dieser jedoch vollautomatisch und verschlüsselt den Datenstrom über eine sichere SSL-Verbindung zum ASTERION Webportal. Alternativ können Daten in verschiedenen Formaten (PostScript, PCL, PDF etc.) direkt in das Upload-Verzeichnis des virtuellen Druckers gestellt werden. Alle vom Druckertreiber gesendeten Rechnungen werden im Webportal empfängerspezifisch aufbereitet und versandt. Der Empfänger registriert einfach pro Daten- und/oder Dokumentenformat seine individuelle Übertragungsart. Für alle die noch Papier empfangen wollen, bieten wir optional auch noch den Postversand an.
Unsere eInvoicing-Lösung mit virtuellem Druckertreiber und Webportal eignet sich nicht nur für die Umstellung des Rechnungsausgangsprozesses sondern auch für die Umstellung des Rechnungseingangsprozesses. Durch den von uns unterstützten Einladungsprozess können Sie Ihre Geschäftspartner dazu bewegen, sich im Webportal anzumelden und alle Rechnungen von nun an elektronisch an Sie zu senden.
Eine elektronische Signatur ist ein strukturierter Datensatz, der anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft ist und der Authentifizierung dient. So können anhand dieses Datensatzes der Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifiziert und die vorhandenen Informationen auf Integrität geprüft werden. Der Zwang zur elektronischen Signatur wurde (in Deutschland) zwar abgeschafft, dennoch bringt sie Vorteile mit sich. Sie ist kaum fälschbar und ermöglicht außerdem eine einfache Integritätsprüfung.
E-Invoicing-Provider sind Unternehmen, die als Dienstleister Rechnungsprozesse für andere Unternehmen digital optimieren und zusammenführen. Sie kümmern sich um den Austausch der Daten bzw. der elektronischen Rechnungen. Außerdem sorgen sie dafür, dass die Rechnungen ordnungsgemäß elektronisch archiviert werden.

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