Kokoamme verkkosanastoomme jatkuvasti kaikki tärkeät käsitteet asiakirjahallinnon digitalisoinnin alalta. Puuttuuko sanastosta jotakin? Kirjoita meille!
Ulkoistamalla tärkeät, ennen kaikkea sekundaariset liiketoimintaprosessinsa, kuten laskujen hallinnan, postin käsittelyn tai liikeasiakirjojen tuotannon yrityksen ulkopuolisille ulkoistamispalvelujen tarjoajille, yritykset voivat saavuttaa huomattavia säästöjä. BPO voidaan toteuttaa paikan päällä esimerkiksi postikeskuksen hoitoon ottamisella tai palveluntarjoajan toimipaikassa.
IT-tuetun asiakirjojen käsittelyn ja digitaalisen asiakirjahallinnon alalla on olemassa erilaisia asetuksia ja lakeja. Näiden lainsäädännöllisten ja eettisten määräysten noudattamista sanotaan IT-komplianssiksi. Siihen lasketaan muun muassa tietoturva, turvallinen tietojen tallennus ja tietosuoja. Tavoitteet, jotka saavutetaan nykyaikaisilla paperittoman asiakirjojen laadinnan, käsittelyn ja tärkeiden liike- ja viestintäasiakirjojen arkistoinnin ratkaisuilla nykyisin kustannuksia ja aikaa säästäen.
Aika alkaa vähitellen ajaa ohi jäykistä ja vähemmän asiakasystävällisistä viestintäprosesseista, jotka eivät tyydytä kunnolla yritystä eikä valittua kohderyhmää. Uudet ja tehokkaat asiakasviestinnän hallintajärjestelmät (Customer Communications Management System, CCM), kuten ASTERIONin IBCDYNAMIX mahdollistavat koordinoidun, systemaattisen ja saumattoman asiakasviestinnän – ja takaavat kohdennetun, tarpeiden mukaisen viestin, interaktiivisen käyttäjäkokemuksen aivan uudella tasolla. Eikä siinä vielä kaikki: Konsolidoidut, täydellisesti toisiinsa mukautetut suunnittelu-, valmistus-, testaus- ja lähetysprosessit minimoivat virhelähteet ja vähentävät kustannuksia, ja siten niissä on merkittävästi korkeampi RO(M)I.
Sähköisen laskuliikenteen alan palveluntarjoaja, joka tukee yhtä lailla laskun lähettäjää kuin vastaanottajaa sähköisten laskutietojen häiriöttömässä, turvallisessa ja helpossa vaihtamisessa. E-laskuvälittäjän mukana olon suurena etuna on vaativan innovaatioteknologian nopea saatavuus ja sen kitkaton käyttö kalliiseen ”omatuotantoon” verrattuna.
Sähköinen tietojen vaihto, joka tunnetaan eri aloilla myös englanninkielisellä termillä ”Electronic Data Interchange” (EDI), mahdollistaa mm. suurten tietovolyymien lähettämisen ja vastaanottamisen sähköisesti. EDIä käytetään myös usein laskuvolyymien vaihtoon kahden kumppanin välillä.
Lyhenne EDIFACT tulee sanoista ”Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport” ja kuvaa alojen rajat ylittävää, kansainvälistä sähköisen kaupan tiedostomuotostandardia.
Monikanavaisessa viestinnässä on kyse siitä, että omat asiakkaat saavutetaan useiden viestintäkanavien välityksellä. Klassisten viestintäprosessien ongelma ”perinteisessä” monikanavaisessa markkinoinnissa: Räätälöityyn viestintään, joka tapahtuu kirjelähetysten, sähköpostin, sosiaalisen median ja/tai verkon kautta, käytetään usein lukuisia täysin irrallisia valmistus- ja tuotantoprosesseja. Tällä tavoin eri viestintätavat perustuvat kyllä yhteiseen monikanavaiseen konseptiin, mutta ovat kuitenkin enemmin irrallisia ja kuin yhteinen kokonaisuus. Asiakaskokemusta ei ole optimoitu viestintäkanavien ja laitteiden vaihtuessa – tai se on toteutettavissa vain huomattavilla lisäkustannuksilla.
Yritykset, jotka käyttävät nykyaikaista omnikanavaista toimintatapaa, hyödyntävät (kuten klassisessa monikanavaisessa markkinoinnissa) asiakasviestinnässä useita kanavia. Kuitenkin tämä erityinen rajattoman asiakasviestinnän muoto eroaa kahdella merkittävällä tavalla perinteisestä monikavaisesta lähestymistavasta. Siinä keskiössä on lisäksi alustojen rajat ylittävä yhtenäisyys ja samana pysyvä myönteinen asiakaskokemus kaikilla käytetyillä laitteilla. ASTERIONin IBDYNAMIXin kaltaisen nerokkaan asiakirjahallinnon ja asiakasviestinnän hallintajärjestelmän ansiosta on mahdollisuus varmistaa, että asiakkaat saavat optimaalisen kokemuksen aina ja kaikilla laitteilla.
Toimet, joilla yritykset ja muut organisaatiot pyrkivät tehokkaasti parantamaan liike-, tuotanto- tai kehitysprosessien tuottavuutta optimoimalla menettelyjä tai mukauttamalla tarvittavien resurssien käyttöä.
Liikeasiakirjojen tuotanto tarkoittaa useimmiten liike-elämän ja verotuksen kannalta merkityksellisten asiakirjojen laajamittaista, optimoitua laatimista ja välittämistä tavallisesti painetussa ja paperisessa muodossa. Tärkeitä liikeasiakirjoja ovat mm. lähetysluettelot, laskut ja muistutukset.
Sähköisen laskuliikenteen standardi, joka kehitettiin erityisesti autoteollisuudelle.
Lyhenne saksan kielen termistä Waren-Wirtschafts-System, joka kuvaa pääsääntöisesti mallia, jolla ohjataan tavaravirtoja yrityksessä. WWS-järjestelmiä käytetään sekä teollisuuden että kaupan alalla, ja niiden tarkoituksena on taata sujuvat ja optimoidut järjestelyn ja logistiikan liiketoimintaprosessit.
Keinotekoinen sana ZUGFeRD tulee saksan kielen sanoista ”Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (”sähköistä laskua käsittelevän saksalaisen foorumin keskitetty käyttäjäopas”), ja se on laskun hybridiformaatti sekä laskun kuvalliseen esittämiseen PDF/A-3-tiedostona että strukturoitu tietue XML-formaatissa.
ERP tulee sanoista ”Enterprise Ressource Planning”, ja sitä käytetään useimmiten vastaavan ohjelmistojärjestelmän yhteydessä. ERP-järjestelmä on monimutkainen sovellusohjelma tai joukko keskenään kommunikoivia sovellusohjelmia tai IT-järjestelmiä, joita käytetään koko yrityksen resurssien organisoinnin tukemiseen. Monimutkaiset ERP-järjestelmät on jaettu usein osajärjestelmiin (käyttömoduuleihin), joita voidaan yhdistellä yrityksen tarpeiden mukaan.