eInvoicing avec ASTERION

eInvoicing avec ASTERION

Vous êtes à la recherche de solutions alternatives pour optimiser vos processus de gestion des comptes créditeurs et débiteurs ?

Alors vous êtes à la bonne adresse chez nous ! Avec ASTERION, vous bénéficiez d’un processus de facturation plus rapide qui vous assure des économies de coûts ! La facture électronique peut vous fournir des économies de coûts directs jusqu’à 70%, sans aucun investissement dans le matériel et le logiciel.

Accès rapide et sécurisé à la facture électronique

ASTERION veille à ce que toutes les factures atteignent leurs destinataires rapidement et en toute sécurité via divers canaux de distribution. Peu importe les préférences du destinataire en matière de documents et de formats de données. Et ce n’est pas tout : vous pouvez envoyer et recevoir non seulement les factures, mais aussi d’autres documents et données dans la forme et le type de livraison souhaités.

Les factures électroniques avec ASTERION : rien de plus facile !

Différentes formes d’organisation, de processus et de systèmes logiciels déterminent les processus de gestion des factures et nécessitent des formats et types de livraison différents pour chaque type de document. C’est ici que tous les avantages de la solution de facture électronique d’ASTERION sont déployés comme alternative numérique à l’émission et à l’envoi rapides et sécurisés des factures entre les entreprises et leurs fournisseurs.

eInvoicing avec ASTERION accroît la transparence, accélère les cycles de paiement et permet d’éviter les erreurs fréquentes sur papier. Les entreprises peuvent gagner un temps précieux et de l’argent en remplaçant les processus manuels inefficaces, sans que des factures papier soient nécessaires. La facture électronique agit comme un document juridique aux fins de la TVA et de la comptabilité, en étant en même temps un ordre de paiement.

L’échange de factures électroniques en détail

Avec notre solution pour l’échange de factures électroniques (eInvoicing), vous pouvez même créer un document signé numériquement et transmettre les informations y afférentes automatiquement à vos clients ou fournisseurs via notre portail de services. Ce document électronique équivaut à une facture conforme aux fins de la fiscalité.

Un autre avantage : une fois que la facture électronique a été envoyée au destinataire, elle peut être stockée localement et est ainsi disponible pour d’autres processus. Lorsque des factures électroniques ont été introduites dans votre système de comptabilité des comptes créditeurs, il est possible d’accéder par voie électronique à toutes les factures archivées. Le risque de mauvaise allocation des factures est ainsi réduit.

Les avantages de la solution eInvoicing pour les acheteurs

  • Réduction des coûts
  • Précision accrue
  • Moins de fraude, moins de frais de relance et d’intérêts moratoires
  • Des cycles de traitement et de paiement plus rapides

Les avantages de la solution eInvoicing pour les fournisseurs

  • Des paiements plus rapides
  • Réduction des coûts
  • Augmentation de la productivité
  • Un meilleur rapprochement des comptes

Les avantages de la solution eInvoicing pour les gestionnaires

  • Amélioration de la transparence
  • Amélioration de la conformité avec les contrats
  • De meilleures relations avec les fournisseurs/clients
  • Respect des initiatives « vertes »

Vous avez des questions ?

Nous restons à votre disposition pour de plus amples informations et pour un entretien personnalisé. N'hésitez pas à nous écrire !

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Questions fréquemment posées sur la facture électronique

Vous voulez en savoir plus, avec une question spécifique à propos de l’échange de factures électroniques ou souhaitez simplement vous informer ? N’hésitez pas à consulter notre catalogue de questions et réponses sur la solution e-Invoicing. Si vous ne parvenez pas à trouver la réponse à votre préoccupation dans ce catalogue ou souhaitez un entretien de conseil personnalisé, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment au numéro +33 (0)1 55 84 40 40 ou via le formulaire de contact !
eInvoicing (abréviation d’Electronical Invoicing) décrit la procédure de transmission électronique des factures ou l’échange électronique des factures. Une facture électronique est une facture transmise par voie numérique. Il s’agit d’un document qui remplit toutes les conditions d’une facture physique classique (nom et adresse du fournisseur et du destinataire, montant de la facture, montant de la TVA ou numéro d’identification fiscale) et à l’aide duquel les services ou marchandises sont facturés. La transmission peut être effectuée par e-mail (SMTP), système de fichiers (FTP), EDI (Electronic Data Interchange) ou service Web SOA. Les factures électroniques sont par ailleurs soumises à des exigences juridiques supplémentaires qui doivent impérativement être respectées.
Les factures électroniques sont en principe soumises aux mêmes exigences d’archivage que les factures papier. Les factures électroniques doivent elles aussi être conservées pendant une période de 10 ans. Les justificatifs doivent être archivés pendant toute la période de conservation.
Les factures électroniques peuvent être imprimées et archivées. Cependant, les imprimés de factures transmises par voie électronique ne suffisent pas seuls pour l’archivage. En cas d’audit, vous devez pouvoir présenter au vérificateur aussi la version électronique de la facture. Cela signifie que si vous acceptez des factures électroniques, vous êtes automatiquement dans l’obligation de les archiver électroniquement.
Les factures papier peuvent (dans certaines circonstances) être numérisées et archivées. Lorsque la méthode de numérisation et de conservation des factures papier, est conforme aux principes comptables généralement reconnus (PCGR), les factures ainsi numérisées peuvent alors être utilisées à la place du document original. Les originaux peuvent dans ce cas être détruits après la numérisation. Attention : cela vaut seulement si elles ne doivent pas être conservées avec l’original en vertu des prescriptions fiscales ou non fiscales. Consultez de préférence votre conseiller fiscal/comptable pour la procédure à suivre !
La réception des factures électroniques est volontaire. Les factures électroniques nécessitent en principe le consentement du destinataire. Toutefois, ce consentement peut également être implicite, par exemple si les factures entrantes ont de toute façon déjà été reçues et traitées électroniquement.
Les prix varient généralement en fonction de la solution e-Invoicing. Cependant, il y a quelques lignes directrices qui peuvent être observées. Donc, vous pouvez généralement supposer que la génération de factures électroniques en très petites quantités correspond à 50 ou 60 pour cent environ seulement du coût du timbre. A cela s’ajoutent des économies en termes de papier, d’encre et d’enveloppe. Une économie de jusqu’à 70 pour cent est tout à fait possible en fonction de l’ampleur de l’optimisation du processus.
Le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), forum pour la facturation électronique en Allemagne, est une plate-forme nationale regroupant des associations, des ministères et entreprises pour promouvoir la facturation électronique en Allemagne. Pour faciliter le développement du traitement inter-médias des données de facturation, le forum a créé un format complet qui uniformise l’échange de factures électroniques : le format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Le format ZUGFeRD associe le document PDF de la facture à un fichier de facturation intégré au format XML. Ceci permet une lecture normalisée des données. Le format ZUGFeRD répond aux exigences des normes internationales et peut donc être intégrée et appliquée dans la facturation transfrontalière européenne et internationale. Il permet l’échange de factures entre les autorités, les entreprises et les consommateurs et peut être utilisé pour échanger des données structurées entre l’émetteur et le destinataire de la facture.
Le prestataire de services eInvoicing joue un rôle important dans l’envoi des factures électroniques. Pour la simple raison que, même avec un format normalisé comme ZUGFeRD , les entreprises peuvent avoir des exigences spécifiques concernant les formats et canaux de distribution. ZUGFeRD n’est pas un format obligatoire (pour le moment), il s’agit actuellement d’un format purement allemand. Le prestataire de services e-Invoicing assure au contraire que toutes les factures atteignent le destinataire, de manière rapide et en toute légalité, indépendamment du format et des modes de livraison.
Il existe d’innombrables méthodes pour adapter les processus d’envoi des factures à la technologie E-Invoicing. Le pilote d’imprimante virtuelle et le portail web d’ASTERION permettent d’utiliser la technologie d’envoi électronique de factures sans aucun investissement dans le matériel et le logiciel. L’imprimante virtuelle est installée et utilisée comme tout autre pilote d’imprimante. Mais au lieu de l’impression, elle transmet et crypte automatiquement le flux de données au portail Web d’ASTERION via une connexion SSL sécurisée. Alternativement, les données peuvent être téléchargées directement dans le répertoire de téléchargement de l’imprimante virtuelle dans divers formats (PostScript, PCL, PDF, etc.). Toutes les factures transmises par le pilote de l’imprimante sont traitées et envoyées sur le portail Web de manière spécifique au destinataire. Le destinataire enregistre simplement son mode de transmission préféré pour chaque format de données et/ou de document. Pour tous ceux qui souhaitent encore recevoir les factures papier, nous proposons le servi d’envoi par poste en option.
Notre solution eInvoicing avec pilote d’imprimante virtuelle et portail Web est idéale aussi bien pour l’adaptation du processus d’envoi des factures que pour l’adaptation du processus de réception des factures. Grâce à notre processus d’invitation, vous pouvez motiver vos partenaires à se connecter au portail Web et à vous transmettre toutes les factures par voie électronique.
Une signature électronique est une combinaison de données structurées qui sont associées à d’autres données électroniques ou qui y sont liées logiquement, et qui est utilisée pour l’authentification. Ces données permettent ainsi d’identifier le signataire ou l’auteur de la signature et de vérifier les informations disponibles à l’égard de leur intégrité. L’obligation de signature électronique a certes été abolie (en Allemagne), bien qu’elle offre des avantages. Il est presque impossible de la falsifier et elle permet par ailleurs une vérification facile de l’intégrité.
Les prestataires de services eInvoicing sont des entreprises qui optimisent et fusionnent des processus de facturation en tant que prestataires pour le compte d’autres entreprises. Ils assurent l’échange des données ou des factures électroniques. Ils veillent également à ce que les factures soient correctement archivées par voie électronique.

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