Vi har samlat alla viktiga fackbegrepp om digitalisering inom dokumenthantering i vårt online-lexikon. Saknas något? Skriv till oss!
Avsevärda kostnadsbesparingar kan genomföras genom att outsourca viktiga, framför allt sekundära affärsprocesser som faktura- och posthanteringen eller transaktionsprint till en extern leverantör av outsourcing-tjänster. BPO kan både genomföras på plats, till exempel genom övertagandet av postrummet, eller hos tjänsteleverantören.
När det gäller den IT-baserade och digitala dokumenthanteringen måste diverse bestämmelser och lagar följas. Efterlevnaden av dessa lagar och etiska riktlinjer kallas” IT Compliance”. Hit räknas bland annat informationssäkerhet, säker datalagring och dataskydd. Mål som i dag kan uppnås på ett kostnads- och tidsbesparande sätt genom moderna lösningar för papperslöst upprättande, behandling och arkivering av viktiga transaktions- och kommunikationsdokument.
Tiden för omoderna och mindre kundvänliga kommunikationsprocesser, som varken tillfredsställer företaget eller avsedda målgrupper, går successivt mot sitt slut. Nya och effektiva Customer Communications Management-system (CCM) som IBCDYNAMIX från ASTERION möjliggör en koordinerad, systematisk och obehindrad kundkommunikation med målinriktade och behovsbaserade strategier. Men inte bara det: Konsoliderade processer för perfekt koordinerad design, produktion, övervakning och utskick som minimerar felrisken och bidrar därmed till en betydligt högre RO(M)I.
Tjänsteleverantörer inom elektronisk fakturering stödjer lika mycket den som skickar fakturan som den som tar emot den, så att utbytet sker på ett problemfritt, säkert och enkelt sätt. Den stora fördelen med att engagera en e-faktura-leverantör är tillgängligheten av snabb innovativ teknologi och fortlöpande vidareutveckling, i motsats till dyra egna lösningar.
Det elektroniska utbytet av information, ”Electronic Data Interchange” (EDI), möjliggör bl.a. sändning och mottagning av stora informationsvolymer på elektronisk väg. EDI är vanligt vid förekomsten av mycket höga utbyten av fakturor mellan två parter.
Förkortningen EDIFACT står för ”Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport” och är en internationell EDI-standard. Denna beskriver en branschöverskridande, internationell dataformatsstandard för den elektroniska handeln.
ERP betyder ”Enterprise Resource Planning” och används för det mesta i anslutning med motsvarande mjukvarusystem. Ett ERP-system är antingen en enskild komplex mjukvara, eller ett flertal applikationer och IT-system som kommunicerar med varandra. Systemet används för att stödja resursplaneringen i hela företaget. Komplexa ERP-system delas ofta in i delsystem (användningsmoduler) som kan kombineras med varandra beroende på företagets behov.
I multi-channel-kommunikationen handlar det om att nå egna kunder genom fler kommunikationskanaler. Problemet med klassiska kommunikationsprocesser i ”konventionell” multi-channel-marknadsföring är att kommunikation på olika sätt (post, e-post, sociala medier och/eller webben) ofta kräver ett flertal helt separata processer för att användas. På detta sätt uppstår olika kommunikationsmetoder som visserligen har en bas av gemensamt multi-channel-koncept men är separerade, i stället för med varandra. Med en multi-channel-lösning förenklas valet av olika kommunikationsmetoder avsevärt.
Företag som jobbar enligt en modern Omni-Channel-metod använder (som vid traditionell multi-channel-marknadsföring) flera kanaler för kundkommunikationen. Den här speciella formen av Customer Communications skiljer sig på två viktiga sätt jämfört med vanlig multi-channel: Den fokuserar på överensstämmelse mellan plattformarna och på att upprätthålla en positiv användarupplevelse. På så sätt, tack vare avancerad dokumenthantering och Customer Communications Management System (CCM) som IBCDYNAMIX från ASTERION, säkerställs att kunderna alltid får relevant information, oavsett plattform.
Åtgärder, som i företag och andra organisationer är till för att förbättra effektiviteten under affärs-, produktions- eller utvecklingsprocesser/flöden genom att optimera förloppen eller anpassa användningen av nödvändiga resurser.
Transaktionsprint innebär skapande, optimering, print och utskick av stora volymer dokument. Detta används oftast för pappersbaserade dokument. Det kan röra sig om viktiga transaktionsdokument som till exempel fakturor, leveranssedlar eller försäkringsbesked.
En standard för det elektroniska fakturautbytet som i synnerhet utvecklats för bilindustrin.
Begreppet är en förkortning av ”Merchandise Management System” och beskriver generellt en modell för att visa och styra varuflöden i företag. Systemet används både i industrin och handeln och möjliggör en störningsfri och optimerad planering och logistik.