Fallstudie: Accounts Payable optimieren

Dass auch schon relativ grundlegende Optimierungsschritte erhebliche Erfolgspotenziale heben können, zeigt ein typisches Beispiel aus unserer umfangreichen Unternehmenspraxis.

Die Herausforderung: „Ungebremste“ Dokumentenströme

Ein global erfolgreicher Konzern aus dem Pharma-Bereich verfügt neben seinem Hauptsitz in Mitteleuropa über unzählige Dependancen auf der gesamten Welt. Im Zentrum der Geschäftstätigkeit stehen die Entwicklung und Produktion einer immensen Palette namhafter Medikamente und anderer, gefragter Medizinprodukte. Sowohl Forschung & Entwicklung als auch Produktion sind international aufgestellt.

Ein Umstand, der nicht nur die Supply Chain Manager des erfahrenen Global Players vor große logistische Herausforderungen stellt. Auch sekundäre Geschäfts- und Verwaltungsprozesse wie die Rechnungsverarbeitung oder die Belegarchivierung müssen den hohen Anforderungen eines derart komplexen Systems aus Waren-, Leistungs- und Datenströmen gerecht werden. Schließlich werden diese immer häufiger zum entscheidenden Kosten- und Wettbewerbsfaktor.

Aus dieser Überlegung heraus entschied man sich, die erfahrenen BPO-Experten von ASTERION mit der „Bändigung“ der unzähligen, eingehenden Dokumentenströme in der Finanzabteilung zu beauftragen.

Der Schlüssel zum Erfolg: Schrittweise Optimierung

Auf Basis einer umfangreichen Bedarfsanalyse war es den ASTERION-Experten schon nach kurzer Zeit möglich, den gesamten Rechnungseingangsprozess im Rahmen eines wegweisenden Pilotprojektes zu harmonisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der durchdachte Workflow zur Optimierung der konzerneigenen Account Payable-Funktion umfasst seitdem folgende Stufen:

  • Rechnungsempfang: ASTERION empfängt Eingangsrechnungen unterschiedlichster Formate, Medien und Übertragungswege – etwa auf Papier, als E-Mail-Anhang oder über einen sicheren Datentransfer.
  • Digitalisierung: Das Einscannen haptischer Belege erfolgt sowohl im ASTERION Document Service Center in Rüsselsheim als auch in einem von ASTERION betriebenen Digital Mailroom direkt am Hauptsitz des Pharma-Konzerns.
  • Datenextraktion: Das zuverlässige Auslesen der enthaltenen Rechnungsdaten wird zentralisiert über eine hochentwickelte Softwarelösung zur optischen Datenerkennung (OCR) sichergestellt. Aufgrund der automatisierten, selbstlernenden „KI“-Dokumentenanalyse zur Extraktion von Inhalten und deren Klassifikation werden Prozesse regelmäßig optimiert. Denn immer weniger Dokumente müssen manuell nachgefasst werden, was Zeit- und Kosteneinsparung erheblich steigert.
  • Validierung: Die formelle Prüfung der gewonnenen Rechnungsdaten erfolgt je nach Bedarf entweder vollautomatisiert über vordefinierte Prüfregeln oder durch speziell ausgebildete (ggf. muttersprachliche) Fachkräfte, wahlweise vor Ort oder in einem Hochsicherheits-Prüfzentrum.
  • Bereitstellung: Die finalen Dokumente und Datensätze werden schließlich in elektronischer Form an das ERP-System des Healthcare-Konzerns übergeben.
ASTERION übernimmt zukünftig zudem auch die rechtssichere digitale Archivierung aller geschäftsrelevanten Daten und Dokumente und kümmert sich um die Vernichtung überflüssiger Papierbelege unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. Ein permanentes Monitoring aller Prozessschritte sowie die Bereitstellung von Realtime-Performancedaten runden das Gesamtpaket ab.

Die erfolgreich erprobte Standard-Lösung konnte nach Abschluss der Testphase als einfach zu adaptierende „Blaupause“ für die einzelnen internationalen Standorte mit ihren unzähligen, differierenden Touch Points, Anforderungen und nationalen Vorgaben angepasst werden. Ein Vorgehen, mit dem nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch Fehlerquellen und Probleme bei der Implementierung auf ein Minimum reduziert werden konnten. Der Rollout erfolgte zudem in mehreren Schritten – und wird auch weiterhin fortgesetzt.

Das spürbare Ergebnis: Effektiv und kostensparend

Aktuell umfasst das Verarbeitungsvolumen knapp 500.000 Eingangsrechnungen aus 40 unterschiedlichen Unternehmensbereichen und fast 20 verschiedenen Ländern. Im Laufe des Jahres 2017 sollen weitere Kernmärkte in Europa und Übersee an das erfolgreiche Business Process Outsourcing-Projekt angegliedert werden. Die Zahl der durch ASTERION schnell, effizient und kostensparend für das konzerneigene ERP-System bereitgestellten Eingangsrechnungen steigt damit auf über eine Million – und trägt in erheblichem Maße zum Unternehmenserfolg bei.

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