Noch mehr herausholen: Intelligente Automatisierung nutzen

Sind Rechnungsempfang, Digitalisierung und Datenerfassung in gleichbleibender Qualität und zu besonders günstigen Stückkosten erst einmal sichergestellt, kann an der nächsten „Prozessschraube“ gedreht werden.

Denn oft liegt in der rein formalen Validierung der übermittelten Rechnungsdaten schon das nächste, bisher ungenutzte Optimierungspotenzial. Müssen diese nämlich nach Übermittlung ins ERP-System von der Finanzabteilung weiterhin manuell gesichtet, auf Vollständigkeit geprüft und mit den zugehörigen Auftragsdaten abgeglichen werden, vergeht nicht nur wertvolle Zeit. Auch klassische Bearbeitungsfehler sind für gewöhnlich an der Tagesordnung.

Ein Umstand, der schlimmstenfalls regelmäßig zum Nichtausnutzen möglicher Skonti, zu Falschüberweisungen oder gar zu empfindlichen Strafzahlungen für verspätete Forderungsbegleichung führt.

Vorgelagerte, formelle Validierung schafft „Platz“ für Wichtigeres

Die Lösung: Eine sofortige, formelle Validierung der extrahierten Rechnungsdaten durch den Outsourcing-Dienstleister – bei Bedarf erweitert um ein System aus einfachen Automatisierungsregeln bei fehlerhaften Datensätzen.

Eingangsrechnungen automatisch validieren
So lassen sich unvollständige oder unrichtige Lieferantenrechnungen bereits vor Übergabe an die Finanzabteilung identifizieren und ggf. mit Bitte um Korrektur an den Lieferanten zurückgeben.

In der Finanzabteilung werden auf diese Weise deutlich weniger wichtige Ressourcen gebunden und können anderweitig wesentlich effektiver, zielgerichteter und gewinnbringender eingesetzt werden. Erfahren Sie mehr über Accounts Payable von ASTERION!