Schnell zum Erfolg: Dokumenteneingang optimieren

Einen ersten, besonders lohnenden Schritt hin zur Optimierung der eigenen Finanzprozesse stellt bei einer großen Zahl betroffener Unternehmen die Prozessverbesserung im Rahmen der Rechnungs- und Belegannahme dar.

Dezentrale Datenflut in den Griff bekommen

Trotz Digitalisierungstrend und wachsendem Umweltbewusstsein sehen sich viele Unternehmen auch heute noch einem schier nicht enden wollenden Zustrom verschiedenster Rechnungs- und Dokumentenformate gegenüber.

Neben den noch immer gängigen (und für alle Beteiligten besonders teuren) Papierrechnungen, die das Unternehmen per Post erreichen, setzen viele Lieferanten auch weiterhin auf „klassische“ Übermittlungswege wie Fax oder einfache PDF-Anhänge per E-Mail – oft direkt an die bestellende Abteilung, anstatt an eine zentrale Stelle für den Rechnungseingang.

Daneben gewinnen jedoch auch alternative, kostensparende Übertragungswege wie EDI (Electronic Data Interchange) oder der elektronische Rechnungsaustausch (eInvoicing) über die verschiedensten technischen Lösungen und Plattformen immer weiter an Bedeutung. Ein Trend, den nicht zuletzt die europaweite Definition eines einheitlichen E-Rechnungsstandards ab 2018 deutlich vorantreiben und zunehmend vereinheitlichen wird.

Zentralisiertes Outsourcing als Einstieg in die Accounts Payable-Optimierung

Um der täglichen Daten- und Dokumentenflut überall im Unternehmen Herr zu werden, eignen sich schon kleinere Maßnahmen wie die zentrale Definition einer speziellen E-Mailadresse oder einer eigenen Faxnummer in der Finanzabteilung, an welche Lieferantenrechnungen übermittelt werden müssen, um in den Kreditorenprozess aufgenommen zu werden.

Die Zuführung aller nicht- oder lediglich semielektronischen Formate in einen einheitlichen, digitalisierten Rechnungsverarbeitungsprozess ist dagegen schon merklich aufwändiger. Denn hier gilt es, auf möglichst effektive Art und Weise nicht nur jegliches Eingangsdokument in gleicher Weise zu digitalisieren, sondern auch alle übermittelten Daten sicher und fehlerfrei in den Verarbeitungsprozess zu übernehmen. Zu leisten ist das mit Board-Mitteln nur in den wenigsten Fällen.

Abhilfe kann hier die Unterstützung durch einen erfahrenen (Offshore-)Digitalisierungsdienstleister schaffen. Dieser übernimmt entweder on-site oder in einem eigenen, externen Verarbeitungszentrum die professionelle Postannahme, die einheitliche Dokumentendigitalisierung sowie die verlässliche, fehlerminimierte Datenextraktion und sorgt damit für eine gleichbleibend hochwertige Übermittlung in das unternehmenseigene ERP-System.

Zentralen Rechnungseinmgang digitalisieren
Schon durch diesen einfachen ersten Schritt hin zur optimierten Accounts Payable-Funktion lassen sich erhebliche Einsparpotenziale – und das pro Eingangsrechnung – realisieren.

Werden technische Erfahrung und prozessuale Expertise des Dienstleisters dann auch noch dazu eingesetzt, den Rechnungsempfang nach und nach auf die elektronische Übermittlung von Lieferantenrechnungen (eInvoicing) – etwa per E-Mail, über EDI oder unter Etablierung eines speziellen Online-Empfangsportals – umzustellen, lässt sich dieser Effekt sogar noch deutlich überproportional verstärken. Erfahren Sie zu diesem speziellen Thema mehr in unsrem Whitepaper Rechnungsmanagement optimieren!